Politique de confidentialité

1. Qui est responsable de vos données ?

Le responsable de traitement est SAPENSE, SAS au capital de 100 €, dont le siège est situé 173 rue de Courcelles, 75017 Paris, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 109 734 772. Contact pour toute question sur vos données : contact@sapense.fr.

Pour toute question sur vos données personnelles, vous pouvez joindre notre délégué à la protection des données (DPO) à l'adresse dpo@group.rayor.fr.

Cette politique couvre le site sapense.fr uniquement. Chaque marque du groupe (Dunelia, LRD Panel, ENDTIME…) a sa propre politique de confidentialité sur son site. L'application mobile Sapense Connect a sa propre politique.

2. Vos données, traitement par traitement

Nous ne vendons, ne louons et ne cédons aucune donnée. Nous n'utilisons ni publicité, ni mesure d'audience, ni profilage, ni décision automatisée.

2.1 Visite du site (journaux du serveur)

• Données : adresse IP, date et heure, page demandée, page de provenance, type de navigateur, code de réponse.
• Finalité : faire fonctionner le site, le sécuriser (détection et blocage automatique des attaques) et diagnostiquer les pannes.
• Base légale : intérêt légitime de SAPENSE à assurer la sécurité de son site (art. 6.1.f du RGPD).
• Durée : 12 mois, puis suppression automatique.

2.2 Newsletter

• Données : adresse e-mail, date d'inscription, date de confirmation, origine de l'inscription (formulaire du site ou ajout par l'équipe avec votre accord).
• Finalité : vous envoyer les actualités et lancements du groupe Sapense.
• Base légale : votre consentement (art. 6.1.a du RGPD), donné en cochant la case du formulaire puis en cliquant sur le lien de confirmation reçu par e-mail.
• Durée : jusqu'à votre désinscription (l'adresse est alors effacée immédiatement) ; une demande jamais confirmée est effacée au bout de 7 jours. Le journal technique des envois (adresse, objet, succès ou échec) est conservé 12 mois.
• Suivi : nos e-mails ne contiennent aucun pixel ni lien de suivi : nous ne savons pas si vous les ouvrez.
• Retrait : lien « Se désinscrire » dans chaque envoi, bouton de désinscription de votre messagerie, ou simple e-mail.

2.3 Contact par e-mail

• Données : votre adresse e-mail, votre nom s'il apparaît, et le contenu de vos messages.
• Finalité : vous répondre et assurer le suivi de votre demande.
• Base légale : intérêt légitime à répondre aux personnes qui nous écrivent (art. 6.1.f), ou mesures précontractuelles si vous nous sollicitez pour une prestation (art. 6.1.b).
• Durée : 3 ans à compter de notre dernier échange.

2.4 Assistance (tickets par e-mail)

Les demandes d'assistance sont reçues sur support@group.rayor.fr, qui ouvre automatiquement un ticket, et sur sapense_support@group.rayor.fr, qui redirige vos messages vers les boîtes e-mail des associés.

• Données : adresse e-mail et nom de l'expéditeur, objet, messages, pièces jointes, personnes mises en copie.
• Finalité : traiter vos demandes d'assistance et en garder l'historique.
• Base légale : exécution du contrat qui nous lie (art. 6.1.b) ou, à défaut, intérêt légitime à vous répondre (art. 6.1.f).
• Durée : 3 ans après la clôture du ticket.
• Particularité : une copie des messages est adressée aux boîtes e-mail des associés chargés de vous répondre : une boîte hébergée chez IONOS et des boîtes Gmail (voir transferts).

2.5 Clients : devis, factures et acceptation en ligne

• Données : nom, dénomination, adresse, e-mail, téléphone, numéro SIREN ou de TVA pour les professionnels, contenu et montant des devis et factures. Lorsque vous acceptez un devis en ligne : le nom et la qualité que vous saisissez, la date, l'heure et votre adresse IP.
• Finalité : établir les devis et factures, recueillir et prouver votre accord, gérer la relation client et la comptabilité.
• Base légale : exécution du contrat (art. 6.1.b) et obligations légales comptables et fiscales (art. 6.1.c).
• Durée : factures, avoirs et pièces comptables : 10 ans (art. L.123-22 du code de commerce). Devis acceptés et preuve de l'acceptation : durée du contrat augmentée de 5 ans (délai de prescription). Devis non acceptés : 3 ans.
• Accès au document : chaque devis ou facture est consultable par un lien personnel non devinable, non référencé par les moteurs de recherche. Ne le partagez qu'avec les personnes concernées.

2.6 Fichiers partagés par lien

• Données : si un lien de partage vous est réservé, votre adresse e-mail (pour vérifier que c'est bien vous) ; pour tous les liens, un compteur de téléchargements sans identification des personnes.
• Finalité : vous transmettre les fichiers que nous vous destinons.
• Base légale : intérêt légitime (art. 6.1.f), ou exécution du contrat.
• Durée : jusqu'à l'expiration ou la révocation du lien, puis suppression du fichier par l'équipe.

2.7 Espace interne (associés et collaborateurs)

• Données : identifiant de compte, e-mail, nom, pseudonyme, photo de profil, date de dernière connexion, et les contenus de travail (messages, documents, fichiers).
• Finalité : réserver l'accès aux outils internes aux seules personnes autorisées et permettre le travail en équipe.
• Base légale : intérêt légitime à sécuriser nos outils (art. 6.1.f).
• Durée : tant que la personne est autorisée, puis 12 mois.
• Connexion : l'identification passe par le service d'authentification Rayor Connect (connect.rayor.fr), qui nous transmet votre identifiant, votre e-mail, votre nom, votre pseudonyme et votre photo de profil.

2.8 Sauvegardes

Pour pouvoir restaurer le site en cas d'incident, une copie des données ci-dessus est réalisée chaque jour sur un support de stockage externe situé en France. Chaque copie quotidienne est conservée 30 jours, et une copie mensuelle 13 mois. Une donnée effacée du site disparaît donc des sauvegardes au plus tard 13 mois après.

2.9 Prospection commerciale auprès de professionnels

Finalité : proposer nos prestations (création de sites, développement, hébergement) à des professionnels (artisans, commerçants, exploitants agricoles, entreprises) dont l'activité est en rapport avec l'offre. Base légale : intérêt légitime (RGPD art. 6.1.f). Données : nom de l'entreprise, activité, ville, site web, adresse e-mail et téléphone professionnels, nos échanges. Origine : exclusivement des sources publiques (site de l'entreprise, annuaires professionnels, registre public des entreprises) ou une remise directe par la personne concernée ; chaque message indique d'où provient la coordonnée.

Chaque message est envoyé individuellement, sans achat ni location de fichier, et comporte un lien d'opposition en un clic. Une opposition est enregistrée immédiatement : l'adresse est inscrite sur une liste de suppression (conservée pour ne plus jamais vous recontacter) et plus aucun message ne vous est adressé. Durée : 3 ans à compter du dernier contact avec vous, puis suppression. Pas de suivi d'ouverture ni de traceur dans ces messages.

3. Qui a accès à vos données ?

Vos données ne sont accessibles qu'aux associés de SAPENSE, dans la limite de ce qui est nécessaire, et aux prestataires techniques suivants, qui agissent pour notre compte :

Nous pouvons aussi être tenus de communiquer des données aux autorités qui les demandent légalement (administration fiscale, justice).

4. Transferts hors de l'Union européenne

Le site, ses bases de données et ses sauvegardes sont hébergés en France. Le seul transfert possible hors de l'Union européenne concerne les copies des demandes d'assistance reçues sur des boîtes Gmail : Google LLC est adhérent au cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework), reconnu adéquat par la décision de la Commission européenne du 10 juillet 2023.

5. Cookies et traceurs

Les pages publiques de sapense.fr ne déposent aucun cookie et ne chargent aucun script, aucune police ni aucun contenu d'un autre site : pas de mesure d'audience, pas de publicité, pas de bouton de réseau social, pas de vidéo intégrée. C'est pourquoi aucun bandeau de consentement ne vous est présenté.

Ce cookie n'est déposé que si vous accédez à l'espace interne ou à un lien de partage réservé. Vous pouvez le supprimer à tout moment depuis les réglages de votre navigateur ; il vous faudra alors vous reconnecter. Nos newsletters ne contiennent pas non plus de pixel de suivi.

6. Sécurité

Le site n'est accessible qu'en HTTPS ; les dossiers de données ne sont pas accessibles depuis le web ; l'espace interne est réservé à une liste nominative de comptes ; les liens de partage et de consultation reposent sur des jetons aléatoires non devinables et peuvent expirer ou être révoqués.

7. Vos droits

Vous disposez des droits suivants sur vos données :

• accès : savoir quelles données nous détenons sur vous et en obtenir une copie ;
• rectification : corriger une donnée inexacte ;
• effacement : faire supprimer vos données, sauf si la loi nous impose de les garder (factures, par exemple) ;
• opposition : vous opposer à un traitement fondé sur notre intérêt légitime ;
• limitation : faire geler temporairement l'utilisation de vos données ;
• portabilité : recevoir les données que vous nous avez fournies dans un format lisible par une machine ;
• retrait du consentement à tout moment (newsletter), sans effet sur ce qui a été fait avant ;
• directives post-mortem : indiquer ce que nous devrons faire de vos données après votre décès.

Pour les exercer, écrivez à dpo@group.rayor.fr (ou à contact@sapense.fr) ou par courrier à SAPENSE, 173 rue de Courcelles, 75017 Paris. Nous répondons dans un délai d'un mois (prolongeable de deux mois pour une demande complexe, auquel cas nous vous prévenons). Nous ne vous demanderons un justificatif d'identité qu'en cas de doute raisonnable sur celle-ci.

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL : 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, ou sur cnil.fr/fr/plaintes.

8. Modifications

Nous mettons cette page à jour à chaque nouveau traitement ou nouveau prestataire, avant sa mise en service. La date de dernière mise à jour figure en haut de page.